Å bruke outlook effektivt

Man trenger ikke være leder for å merke at man har dårlig tid, men å ha dårlig tid som leder kan få større konsekvenser er min mening. Personlig tror jeg det er viktig for en leder å være tilstede for sine medarbeidere, med å være tilstede mener jeg ikke at man må være der fysisk, man kan bruke dagens teknologi som webcam, telefon konferanse eller chat. Men med tilstede mener jeg at man er fokusert på de spørsmålene som en medarbeider måtte ha når han kommer til deg, slik at man stiller gode spørsmål eller sammen kommer frem til en god strategi for å løse eventuelle utfordringer de står ovenfor. Selv har jeg et team i Norge og et team i Polen, og da er det nødvendig for meg å kunne bruke teknologien for å kunne være tilstede. Dette betyr også at jeg kan være tilstede for teamet mitt selv om jeg er på møter hos kunder.

For å kunne være tilstede mener jeg at tiden er en viktig faktor, og en av tids tyvene for en leder er mail. Jeg har faktisk gjort ett kort studie på dette og kommet fem til at det ikke er store endringer som må til for å bli betydelig mer effektiv med mail. Selv har jeg rundt 50 mail som kommer inn ila en dag, litt av grunnen er at jeg følger med noen av oppgavene til teamet mitt. De mailene som mitt team styrer er det ikke nødvendig for meg å svare på, men jeg ønsker å vite noe om dem. Disse mailene leser jeg bare raskt igjennom, men ved å bruke funksjonen conversation i outlook så trenger jeg kanskje ikke lese alt men den øverste. Grunnen er at conversation samler alle mail med samme subjekt og jeg kan da raskt se om kunden er blitt besvart etc.
Ref: outlook conversation

Det andre trikset er å finne de mailer som man må bruke tid på å besvare, her kan det være kanskje timer med arbeid som ligger bak før man kan gi ett svar. Her bruker jeg search folder funksjon i outlook, jeg definerer en search folder som søker ut de som har røde flagg denne folderen kaller jeg for "today focus". Når jeg går igjennom mailene mine så gir jeg dem dette flagget når jeg må gjøre noe med den mailen. På denne måten vet jeg til enhver tid hvilke mailer jeg må ha fokus på, og jeg plukker fra denne folderen når jeg er ferdig med en av disse mailene, vi kan si at dette blir min arbeids folder.
Ref: outlook search folder

En annen ting som jeg har sett mange gjør er å flytte mailer inn i foldere, dette har jeg prøvd å kommet frem til at det er tids tyv i seg selv. For det første er det vanskeligere da å finne mailer igjen, og når man skal legge det i en folder så skal man vite hvilken folder som er perfekt. Personlig mener jeg at alle mail bør være i en folder (outlook ser ut til å være laget for å søke slik), og at om man vil kategorisere (legge mail i båser) så bør man bruke kategorisering funksjonen som outlook har. Fordelen med å bruke denne er at mailen kan ha flere kategorier (legge den i flere båser), og de ligger i en folder ( typisk innboks) hvor det er enkelt å søke i dem senere (navn, subjekt, dato etc).
Ref: categorising in outlook

Oppsummering:
- tid til medarbeider/teamet er viktig
- effektivisere mail
  * bruke conversation
  * bruke search folder
  * bruke kategorisering